Software HR: tutto quello che devi sapere prima di sceglierne uno
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Software HR: tutto quello che devi sapere prima di sceglierne uno

Scegliere un software HR non è sempre semplice. Se stai valutando questa possibilità, è perché vuoi migliorare il processo di recruitment: le buone intenzioni da sole, però, spesso non bastano.
Prima di sceglierne uno, è importante conoscere questi software e le loro funzionalità, testarli in modo pratico approfittando dei periodi di prova gratuita e valutarli attentamente per trovare quello più adatto alle esigenze della propria azienda.

Scegliere un software HR è quindi una decisione strategica per qualsiasi azienda che vuole ottimizzare i processi di ricerca e selezione.
In questo articolo vediamo cos’è un software HR, quali funzionalità dovrebbe offrire, come valutarlo e perché può fare la differenza per aziende e Agenzie per il Lavoro.

SOMMARIO

Cos’è un software HR e a cosa serve

Prima di entrare nel merito, è bene chiarire cosa si intende per software HR. Si tratta di uno strumento digitale progettato per supportare le attività del reparto Risorse Umane, automatizzando e ottimizzando la gestione del personale.
Dalla selezione dei candidati alla valutazione delle performance, fino alla gestione di ferie, presenze e documentazione, questo tipo di software centralizza i dati e snellisce i processi HR.

Qual è l’obiettivo principale di un software HR?
Indubbiamente, ridurre il carico di lavoro manuale e migliorare l’efficienza organizzativa del recruiter, evitando per esempio uno screening dei CV troppo lento, ma non solo. Grazie a funzionalità avanzate e interfacce intuitive, il software HR consente di risparmiare tempo, minimizzare gli errori e migliorare l’esperienza sia dei recruiter che dei dipendenti.

Da sapere: l’ATS è un tipo di software HR e la sigla sta per Applicant Tracking System. Si tratta di un sistema pensato per gestire, organizzare e monitorare il processo di selezione del personale – dalla ricezione delle candidature fino all’assunzione – che automatizza molte delle attività ripetitive del recruiter. Inrecruiting rientra tra i software ATS.

Quali funzioni deve avere un buon software HR?

Quando si valuta un ATS Provider, bisogna considerare alcune caratteristiche generali essenziali per un recruiting software. Vediamole di seguito.

Usabilità

Uno delle prime cose che notiamo è sicuramente l’interfaccia del software e la sua facilità d’uso.
Disporre di un’interfaccia grafica fresca e moderna è importante quanto potersi muovere facilmente all’interno del software, utilizzarlo in maniera intuitiva e svolgere le attività in modo fluido. Tutto questo contribuisce a rendere piacevole l’esperienza di utilizzo dell’utente aziendale.

Inoltre, è fondamentale che il software sia responsive, ottimizzato per diversi dispositivi (desktop, tablet, smartphone) e browser (Chrome, Firefox, Edge), e possibilmente multilingua.

Disponibilità all’integrazione

L’integrazione con sistemi preesistenti o software di terze parti è sicuramente cruciale. La motivazione è semplice: l’azienda potrebbe già utilizzare software HCM o altri strumenti, per cui deve essere in grado di integrarsi ad essi e comunicare con loro. I sistemi devono “parlarsi” per funzionare correttamente e in modo fluido.

Quando si valuta un software, è bene approfondire le modalità di integrazione, la configurazione, l’eventuale compatibilità con altri software o sistemi di intelligenza artificiale (come nel caso di Inrecruiting con Inda) e la possibilità di integrazione via API.

Sicurezza

Un buon recruiting software garantisce il trattamento corretto dei dati personali in maniera conforme alla normativa GDPR, gestendo i dati sensibili nel rispetto della privacy degli utenti.

Ulteriori punti di forza? Un software in cloud che consente di migrare facilmente i dati (import/export) tra i sistemi aziendali, di gestire gli accessi degli utenti aziendali in base a specifici permessi o limitare lo svolgimento di determinate operazioni.

Adattabilità e completezza dell’offerta

Un software HR deve essere valutato sia per le funzionalità incluse nella suite, sia per la sua capacità di adattarsi a nuove esigenze del cliente e all’evoluzione del mondo del recruiting.

In questo senso, quando si sceglie un software HR è bene cercare le funzionalità che soddisfano necessità momentanee (ad esempio un sistema di multiposting per pubblicare contemporaneamente un annuncio di lavoro su più canali), ma anche assicurarsi che il sistema venga costantemente aggiornato, che rilasci nuove funzionalità, permetta la personalizzazione e sia pronto a rispondere a future necessità aziendali.

Supporto e assistenza

Valuta anche servizi di assistenza e supporto offerti: contatto diretto con consulenti esperti, assistenza al cliente, formazione, guida online, webinar, aggiornamenti sulle novità.

Cosa non deve mancare in un software per il recruiting

Una volta individuati quelli che possono essere i requisiti fondamentali di un software HR, si possono analizzare più a fondo le sue funzionalità. Durante il periodo di prova gratuita, il recruiter può testare lo strumento, verificare l’efficacia delle funzionalità e sperimentarne le applicazioni.

Un buon software per la selezione del personale deve includere:

  • pagina Lavora con noi personalizzabile da integrare nel sito aziendale
  • form di candidatura su misura per ogni annunci di lavoro
  • multiposting per pubblicare contemporaneamente annunci di lavoro su Job Board, siti e portali di settore
  • database CV con ricerca avanzata, filtri booleani e sistemi di ricerca semplice, avanzata, semantica
  • strumenti per gestire i colloqui
  • pipeline visiva per tracciare i candidati e monitorare l’andamento dei processi di selezione con statistiche adeguate.

3 vantaggi per cui scegliere un software HR per il recruiting

Ecco 3 vantaggi da tenere in considerazione quando si sceglie un software HR.

1. Ottimizza la gestione dell’intero processo

I software HR aiutano a gestire in maniera più efficace l’intero processo di ricerca e selezione, organizzando meglio le attività, controllando i processi e il lavoro svolto dai membri del team.

Un software per il recruiting centralizza, digitalizza e accelera attività che altrimenti sarebbero svolte manualmente, come la pubblicazione degli annunci o lo screening dei CV.

2. Promuove il brand e migliora l’esperienza del candidato

Una migliore gestione del processo di recruiting ha notevoli effetti sull’esperienza del candidato e sulla sua percezione dell’azienda.
Alcuni ATS, come Inrecruiting, consentono di:

Inoltre, utilizzando un software HR, un’azienda dimostra di essere al passo con i tempi e aperta alla sperimentazione, e questo ha un impatto positivo sulla Talent Attraction.

3. Affianca il recruiter e supporta il team

Un’azienda che investe nella tecnologia può sicuramente misurarne gli effetti analizzando il ROI, ma non solo. Al ritorno dell’investimento e al risparmio economico, il software supporta concretamente il recruiter nello svolgimento pratico delle attività di ricerca e selezione e nel coordinamento del lavoro di tutto il team HR.

Un ATS aiuta a gestire le candidature, identificare i profili più qualificati, monitorare l’andamento delle selezioni, consultare i dati necessari per pianificare strategie di Talent Acquisition efficaci, risparmiando tempo da dedicare ad altre attività a maggiore valore aggiunto.

Prova Inrecruiting

Queste ed altre funzionalità sono offerte da un Applicant Tracking System come Inrecruiting.
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