{"id":186,"date":"2016-08-10T10:00:00","date_gmt":"2016-08-10T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/5-motivi-perche-excel-non-funziona-per-il-recruiting\/"},"modified":"2021-05-07T14:44:42","modified_gmt":"2021-05-07T12:44:42","slug":"5-motivi-perche-excel-non-funziona-per-il-recruiting","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/5-motivi-perche-excel-non-funziona-per-il-recruiting\/","title":{"rendered":"5 motivi perch\u00e8 Excel NON funziona per il recruiting"},"content":{"rendered":"

Recentemente un recruiter mi ha scritto:<\/strong> \u201cIn questo momento sto utilizzando esclusivamente Excel (insieme ad Outlook) per tracciare le informazioni relative ai candidati e i CV. Sto avendo grosse difficolt\u00e0 a mantenere il tutto ordinato e a trovare le informazioni dei candidati quando mi servono. Il vostro Applicant Tracking System<\/a> pu\u00f2 aiutarmi a tracciare le informazioni dei candidati e ricercarle?\u201d<\/span><\/p>\n

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\u00a0Vogliamo cogliere l\u2019occasione per rispondere a questa domanda e spiegare perch\u00e8 Excel (usato congiuntamente all\u2019e-mail) non sia pi\u00f9 uno standard per il recruiting<\/strong> e non sia adeguato alle necessit\u00e0 di un recruiter moderno.<\/span><\/p>\n

Fare recruiting con Excel (la preistoria del recruiting)<\/span><\/h2>\n

Per lungo tempo i fogli di calcolo (principalmente tramite il software Excel contenuto nella suite Microsoft Office) sono stati lo standard per la gestione dei dati in azienda. Per questo motivo anche i recruiter hanno iniziato ad abbandonare la gestione cartacea dei CV ed hanno iniziato a utilizzare i fogli di calcolo Excel e nel loro lavoro quotidiano di recruiting. Congiuntamente ad Excel venivano utilizzati gli strumenti di posta elettronica (principalmente Outlook), per gestire le comunicazioni interne al team di recruiting e quelle esterne con i candidati.<\/p>\n

\"evoluzione<\/h2>\n

Le tabelle Excel sono uno strumento fantastico<\/strong> e hanno rappresentato una prima evoluzione rispetto ad una gestione completamente cartacea del recruiting, perch\u00e8 rispondono abbastanza bene ad alcune esigenze base. Ma \u00e8 anche giusto dire che fanno parte di un\u2019era oramai passata:<\/strong> la preistoria del recruiting. Negli anni sono emersi prepotentemente i limiti dell\u2019utilizzo di Excel per il recruiting ed \u00e8 diventato evidente come ad un certo punto questo tipo di gestione crei pi\u00f9 problemi che vantaggi, e non sia affidabile.<\/p>\n

La nuova era del recruiting (dopo la crisi economica globale) <\/span><\/h2>\n

Ma perch\u00e8 alcune aziende continuano ad usare Excel per fare recruiting? Il motivo per il quale Excel \u00e8 stato utilizzato diffusamente nel recruiting \u00e8 comprensibile: \u00e8 uno strumento familiare, confortante e (ancora pi\u00f9 importante) conosciuto.<\/strong> Il problema sorge quando un\u2019organizzazione inizia a crescere ed il rischio di errore umano aumenta esponenzialmente.
\nC\u2019\u00e8 un altro elemento da prendere in considerazione: con la crisi economica mondiale il mondo del business \u00e8 cambiato profondamente, e con esso anche il recruiting. Lo scenario attuale richiede modi di lavorare pi\u00f9 veloci ed efficaci.<\/strong> E chi ha maggiore necessit\u00e0 di velocit\u00e0 ed efficienza rispetto ad un recruiter che lavora in una piccola e media impresa o in una multinazionale?
\nPossiamo dire che quando c\u2019\u00e8 stata la svolta economica, l\u2019economia \u00e8 entrata in una nuova era, e con essa sono entrati in una nuova era tutti i professionisti del recruiting. La crisi ha tagliato milioni posti di lavoro, costringendo le aziende a gestire un maggior numero di compiti con meno persone e risorse economiche a disposizione. Un recente sondaggio ha mostrato come i professionisti HR stiano sperimentando un drammatico aumento dell\u201980% dei livelli di stress in pi\u00f9 (Fonte: Human Resource Executive Survey). Ed \u00e8 normale: devono portare risultati con molte meno risorse a disposizione.<\/strong><\/p>\n

\"stress5 motivi per cui gestire il recruiting con Excel NON funziona
\n<\/span><\/h2>\n

Ecco i 5 motivi principali per cui Excel non \u00e8 pi\u00f9 uno standard e perch\u00e8 non pu\u00f2 rispondere alle necessit\u00e0 di un recruiter moderno.<\/strong><\/p>\n

Tempo perso<\/strong>
\nQuando un\u2019azienda supera i 10 dipendenti, ha sedi multiple e diverse vacancy aperte contemporaneamente, tracciare e analizzare i dati da fonti multiple (come i CV provenienti da diverse job board) supera le possibilit\u00e0 di gestione tramite Excel.
\nIl problema diventa ancora pi\u00f9 critico quando bisogna cercare il profilo di un candidato tra diversi fogli Excel, tab multiple e decine di e-mail. Semplicemente troppo spesso il candidato non si riesce a trovare, oppure il tempo speso \u00e8 decisamente eccessivo.
\nI recruiter finiscono con l\u2019impiegare fino all\u201980% del loro tempo in lavoro routinario invece che impiegarlo in attivit\u00e0 ad alto valore aggiunto. Infatti le ricerche dimostrano che \u201cpochi HR impiegano pi\u00f9 del 10% del loro tempo in attivit\u00e0 a livello strategico\u201d (Fonte: Gartside & Cutshall, 2010). Quanto pu\u00f2 essere frustrante quando si \u00e8 consapevoli di non riuscire a fare il lavoro che davvero sappiamo essere importante?<\/p>\n

Inaccuratezza<\/strong>
\nAlcuni studi hanno mostrato come utilizzare tabelle Excel pu\u00f2 portare a commettere errori nel 91% dei casi. (Fonte: Panko, R. 2006). Anche se per la vostra azienda il numero degli errori \u00e8 decisamente inferiore, il peso che hanno pu\u00f2 essere enorme nel momento in cui le decisioni di recruiting sono basate su questi dati.
\nE\u2019 importante che i dati relativi alle persone inserite in azienda siano affidabili, altrimenti sono inutili, o peggio dannosi. L\u2019inaccuratezza dei dati pu\u00f2 portare ad assunzioni sbagliate, aumentato del livello di turnover, perdite economiche (secondo l\u2019US Department of Labour and Statistics un inserimento sbagliato pu\u00f2 costare all\u2019azienda fino al 30% del primo anno di retribuzione).<\/p>\n

Reportistica inefficiente<\/strong>
\nGenerare dei report da tabelle Excel pu\u00f2 richiedere diverso tempo: spesso ore, e nei peggiori casi giorni interi. E non \u00e8 detto che le informazioni estrapolate da Excel siano rilevanti per le decisioni di recruiting.
\nAnche se si decide di investire il tempo necessario per generare un report da un foglio di calcolo Excel spesso \u00e8 difficile andare oltre le analisi base, senza essere un guru di Excel (soprattutto quando bisogna generare un report in poco tempo).<\/p>\n

Mancanza di sicurezza<\/strong>
\nIl dipartimento HR (e nello specifico quello recruiting) gestiscono un alto numero di dati sensibili. Una tabella Excel non garantisce un livello accettabile di sicurezza perch\u00e8 aggrega troppi dati sensibili in un solo luogo, e questi dati sono copiabili in pochi secondi. A supporto di questa tesi, la Federal Trade Commission americana stima che il 50% dei furti di identit\u00e0 avvengono perch\u00e8 i dati relativi ai dipendenti e ai candidati non sono tutelati adeguatamente (il 90% dei dati aziendali proviene dal dipartimento HR).
\nMa il rischio va oltre: i moduli cartacei custoditi in scrivanie o i CV in file digitali custoditi in un solo luogo sono suscettibili di essere distrutti per eventi non previsti (incendi, alluvioni o altri disastri naturali).<\/p>\n

Mancanza di uno standard<\/strong>
\nNel settore del recruiting non esiste uno standard per creare, organizzare e analizzare i dati in fogli di calcolo Excel. Ogni recruiter utilizza le tabelle Excel per il recruiting in modo differente, usando formule, tabelle e file completamente diversi.
\nIl coordinamento complessivo di un team recruiting che usa Excel pu\u00f2 diventare veramente complicato, anche quando le tabelle sono ottimamente organizzate. Per non parlare di quando il responsabile HR che ha progettato tutto il sistema cambia azienda: nel momento in cui un altro professionista lo sostituir\u00e0 potrebbe comprendere presto che decodificare tutta l\u2019organizzazione dei dati \u00e8 un compito quasi impossibile.<\/p>\n

Quanto ti sta costando usare Excel per il recruiting?<\/span><\/h2>\n

Utilizzare Excel per il recruiting potrebbe farti sprecare tempo prezioso, bruciando soldi e opportunit\u00e0.<\/strong> Inoltre la perdita di dati sensibili potrebbe costare alla tua azienda diverse migliaia di dollari.
\nSe sei tra i recruiter che stanno sperimentando qualche difficolt\u00e0 nell\u2019organizzare al meglio le loro attivit\u00e0 di recruiting con Excel e l\u2019e-mail, allora dovresti sapere che esiste una soluzione per aiutarti a gestire al meglio le tue responsabilit\u00e0<\/strong>. La risposta \u00e8 utilizzare uno strumento dedicato al recruiting, un recruiting software (tecnicamente un Applicant Tracking System o ATS<\/a><\/strong>).
\n Un\u2019azienda potrebbe risparmiare migliaia di dollari iniziando ad utilizzare un recruiting software<\/strong>, poich\u00e9 in questo modo ha la possibilit\u00e0 di tagliare diversi costi amministrativi, permettendo ai recruiter di focalizzarsi in attivit\u00e0 a reale valore aggiunto: ossia scegliere il candidato migliore nel minor tempo possibile.<\/p>\n

Come mandare in pensione Excel ed iniziare ad usare un ATS per il recruiting<\/span><\/h2>\n

In azienda \u00e8 comune utilizzare dei software dedicati per supportare la forza vendita (CRM), per la collaborazione interna (Slack) e per supportare il reparto marketing (Soluzioni di Marketing Automation), ma ancora troppo spesso il reparto Recruiting gestisce le operazioni quotidiane attraverso l\u2019utilizzo incrociato di tabelle Excel e Outlook. Gli Applicant Tracking System sono utilizzati gi\u00e0 a partire dai primi anni \u201890. Inizialmente erano adatti solamente alle grandi multinazionali, ma oggi sono utilizzati sempre pi\u00f9 diffusamente anche da PMI interessate ad ottimizzare i loro processi di recruiting.<\/p>\n

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IN SINTESI:<\/strong> un Applicant Tracking System mette insieme la pubblicazione e condivisione degli annunci di lavoro (Multiposting) con la possibilit\u00e0 di tracciare le candidature, la possibilit\u00e0 di costruire delle shortlist di candidati, programmare colloqui di selezione e chiudere le ricerche. Un ATS dovrebbe permetterti di navigare tra i profili dei candidati, confrontarli e permetterti di lavorare e collaborare con il tuo recruiting team in una piattaforma che tiene traccia delle tue note, delle comunicazioni, dei feedback, delle programmazioni e delle metriche in un solo luogo. Le informazioni sono inserite direttamente dai candidati, cos\u00ec puoi utilizzare il tuo tempo in modo migliore.<\/p>\n

—<\/p>\n

Di seguito una tabella comparativa che illustra le principali differenze tra le funzionalit\u00e0 di un ATS, confrontato con quelle di Excel e dell\u2019e-mail.<\/p>\n

\"excel<\/p>\n

Non \u00e8 pi\u00f9 necessario cercare per ore le informazioni<\/strong>, quando hai bisogno di accedere al profilo di un candidato puoi farlo istantaneamente senza dover lasciare la tua scrivania, e senza dover cercare disperatamente all\u2019interno di file Excel chilometrici. Se lavori in team, tutti i tuoi collaboratori possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno, interagendo con note e liberandosi delle mille comunicazioni via mail.
\nUtilizzando un Applicant Tracking System di ultima generazione non c\u2019\u00e8 nessun software o hardware costoso da comprare<\/strong> (il sistema \u00e8 web based). Non c\u2019\u00e8 neppure necessit\u00e0 del supporto di un dipartimento IT<\/strong>. E ancora meglio, non \u00e8 necessario nessun lungo e complicato percorso di formazione per imparare ad utilizzare il recruiting software.
\nMolti recruiter, dopo aver provato un ATS moderno come In-recruiting per 14 giorni<\/a><\/strong>, ci chiamano per dirci “pensavo che usare un recruiting software fosse una buona idea\u2026 ora invece sono convinto che sia indispensabile per chiunque faccia recruiting.\u201d<\/em><\/p>\n

\u00a0<\/em><\/p>\n

#BuonRecruiting!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Recentemente un recruiter mi ha scritto: \u201cIn questo momento sto utilizzando esclusivamente Excel (insieme ad Outlook) per tracciare le informazioni relative ai candidati e i CV. Sto avendo grosse difficolt\u00e0 a mantenere il tutto ordinato e a trovare le informazioni dei candidati quando mi servono. Il vostro Applicant Tracking System pu\u00f2 aiutarmi a tracciare le<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4775,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"ub_ctt_via":""},"categories":[17],"tags":[],"featured_image_src":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/wp-content\/uploads\/excel_vs_ats.png","author_info":{"display_name":"Jacopo Boscolo","author_link":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/author\/jacopo\/"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/186"}],"collection":[{"href":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=186"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/186\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":37617,"href":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/186\/revisions\/37617"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4775"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=186"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=186"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging.in-recruiting.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=186"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}